Pour éviter toute ambiguïté concernant les rôles et les responsabilités. Souvent, trop d’effort est mis dans la description des rôles et des fonctions, et pourtant il y a des éléments qui se chevauchent et des imprécisions. Nous pensons que définir les rôles et les responsabilités doit être plus un processus vivant et continu. Cela met fin à la frustration des contentieux et est un moyen pour rationaliser et améliorer proactivement la collaboration.
Une réunion dans laquelle l’équipe discute des rôles et responsabilités de chacun, ainsi que de trouver des solutions pour les liens manquants, le chevauchement, les désaccords etc. Aussi, les personnes peuvent proposer de changer leurs propres rôles. Après, ces réunions peuvent se développer en marchés de rôle, où les personnes “achètent et vendent” de nouvelles tâches.
Etape 1: Quelqu’un (le présentateur du cas) présentent une proposition pour changer un rôle ou une tâche ou cite un problème concernant les rôles et/ou une collaboration.
Etape 2: Tout le monde peut demander des questions de clarification. Aucune discussion ou réaction n’est permise, uniquement des questions.
Etape 3: Les personnes peuvent réagir mais ne doivent pas discutez les réactions encore.
Etape 4: Le présentateur du cas peut réagir en donnant une proposition modifiée et/ou plus de précision.
Etape 5: Objections : y-t-il des objections dans le sens où la nouvelle proposition nous fera du mal ou nous fera reculer?
Etape 6: Intégration : le modérateur mène une discussion ouverte pour résoudre les objections une par une.
Alternative:
Quand les rôles semblent imprécis et qu’il y a beaucoup de discussions à propos de “rater son coup” à différents moments.
Aussi, l’un peut demander que les réunions de gouvernance régulières doivent être quand même effectuée, pour éviter que les rôles ne deviennent imprécis, éviter la frustration des contentieux ou de rater son coup.
Une bonne connaissance des techniques, une formation et des compétences de base dans la modération (voir Réinventer les Organisations par Frederic Laloux).
Suivre les étapes et éviter la discussion quand elle n’est pas productive.
Pratiquez la méthode ci-dessus dans une discussion simulée concernant quelques problèmes typiques de rôle.