Une bonne délégation économise votre temps, développe vos employés, forme un successeur et motive. Une mauvaise délégation provoque la frustration et échoue à effectuer la tâche ou le but délégués. Sans délégation, vous risquez de devenir un sérieux obstacle à l’efficacité et la productivité de votre entreprise.

Une délégation efficace est cruciale pour la gestion et la succession du leadership. L’une des tâches majeures d’un directeur dans une entreprise croissante et prospère, est exclusivement de former un successeur. 

Etape 1. Définir la tâche : confirmez dans votre esprit, qu’il est adéquat de déléguer la tâche. Est-ce qu’elle respecte les critères de la délégation?

Etape 2. Choisir l’individu ou l’équipe : choisissez la(les) bonne(s) personne(s). Quelles sont vos raisons pour déléguer cette tâche à cette personne ou équipe? Que vont-ils gagner? Qu’allez-vous gagner?

Etape 3. Evaluer la capacité de délégation et les besoins de formation : est-ce que la personne ou l’équipe déléguée, est capable d’effectuer la tâche? Si non, vous ne pouvez pas déléguer leur la tâche ou vous vous devriez leur offrir le soutien et/ou informations nécessaires.

Etape 4. Expliquer vos raisons: vous devez expliquer pourquoi le travail ou la responsabilité est déléguée à cette ou ces personnes. Quelle est l’importance et pertinence? Où cela s’inscrit-il dans le plan global?

Etape 5. Citer les résultats requis : qu’est-ce qui doit être fait? Clarifiez les choses en obtenant une rétroaction du (des) délégué(s). Comment la tâche sera mesurée? Assurez-vous qu’ils savent comment vous pouvez déterminer si le travail a été bien fait. 

Etape 6. Considérer les ressources requises : discutez et mettez-vous d’accord sur ce qui est requis pour effectuer le travail. Considérez les personnes, la localisation, les locaux, l’équipement, le budget, les matériaux et les autres activités et services liés.

Etape 7. Convenir aux délais : quand le travail doit-il être terminé? Ou si c’est un travail continu, quand sont les dates d’évaluations? Quand sont les rapports dûs? Si la tâche est complexe et composée de différentes parties ou stages, quelles sont les priorités?

A ce stade, vous pourriez avoir besoin de confirmer la compréhension du délégué, des points précédents, ses idées et ses interprétations. Aussi, montrez que le travail peut être fait, cela aide à renforcer l’engagement.

Les méthodes de vérification et de contrôle doivent être convenues avec le délégué. Ne pas se mettre d’accord en avance, fera en sorte que ce suivi soit perçu comme une interférence ou comme une indication d’un manque de confiance.

Etape 8. Soutenez, coachez, quand cela est nécessaire, et communiquez. Pensez à ceux qui ont besoin de savoir ce qui se passe et gardez-les informés. Impliquez le délégué pour qu’il puisse voir au-delà du problème. Ne le laissez pas informer vos propres collègues de leur nouvelle responsabilité. Informez votre patron si la tâche est importante et a un niveau suffisant de visibilité.

Etape 9. Fournir une rétroaction sur les résultats : Il est important de laisser le délégué savoir comment il s’en sort et s’il a atteint son objectif. S’il ne l’a pas atteint, vous devez évaluer avec lui, pourquoi les choses n’ont pas fonctionné suivant le plan et n’ont pas résolues les problèmes. Vous devez absorber les conséquences de cet échec et passer le succès à quelqu’un d’autre.

Aussi souvent que possible!

La délégation est la compétence la plus importante dans le leadership, lorsqu’elle créé un climat innovateur et entrepreneurial, dans votre département et votre entreprise comme un tout.